Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3» предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

«1С:Документооборот 8″ поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

*******************************

Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД)

Чтобы принять решение о необходимости внедрения системы документооборота, нужно ответить на вопросы:

·         Окупят ли преимущества электронного делопроизводства затраты на проект? ·         Перевесят ли преимущества перехода на электронный документооборот его возможные недостатки? В отличие от большинства корпоративных IT-систем, эффект от внедрения СЭД очевиден. Вы получаете: ·         сокращение затрат и экономию ресурсов по многим позициям; ·         долговременный стратегический эффект – совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате – существенную положительную динамику в характеристиках эффективности деятельности организации.

Тактические преимущества СЭД: экономим деньги и ресурсы

Электронный документооборот позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет: ·         высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов; ·         уменьшения затрат на копирование – бумагу, копировальную технику, расходные материалы; ·         сокращения затрат на доставку бумажных документов; ·         экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность.

В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению систем электронного документооборота определены следующие преимущества автоматизации документооборота: ·         после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%; ·         стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

• 20 %– поиск и ожидание поступления документов;
• 20 %– согласование и утверждение документов;
• 10%– передача документов между подразделениями;
• 10%– подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД – более 60%.

Операция	Время для бумажного документа	Время для электронного документа с учётом времени ожидания принятия решения
Доставка входящего документа сотруднику	5 часов	3 минуты
Доставка входящего документа конечному исполнителю	15 часов	4 часа
Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя	16 часов	5 часов
Ознакомление с документами	20 часов	1,5 часа
Выпуск организационно-распорядительных документов	27 часов	6 часов
Согласование исходящего документа	17 часов	8 часов

Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

• сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;
• увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;
• повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

• улучшения исполнительской дисциплины;
• повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);
• внедрения эффективных механизмов совместной работы;
• гибкого управления человеческими ресурсами.

Ожидания преимуществ от внедрения СЭД

По результатам исследования CNews Analytics, при внедрении системы электронного документооборота организации ожидают получить следующие преимущества:

Источник: CNews Analytics (по данным опроса)

Таким образом, преимущества автоматизации документооборота – не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД. Вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

• Уменьшаются затраты.
• Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.
• Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.
• Увеличивается скорость реагирования на запрос.
• Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.
• Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.
• Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.
• Изменение корпоративной культуры – внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
• Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.
• Более быстрое и качественное принятие решений.
• Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.
• Повышение привлекательности для инвестиций.
• Облегчение внедрения системы управления качеством.
• и многое другое.

Эффективность внедрения систем ЭОС для различных категорий пользователей организации:

• Руководителям. Оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.
• Должностным лицам (исполнителям). Предоставление «виртуального рабочего места», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.
• Службе документационного обеспечения. Профессиональное решение для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.
• Помощникам руководителей и секретарям-референтам. Поддержка качественного информационного и документационного обеспечение руководства.
• ИТ-специалистов. Гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

***************************

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3» предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

«1С:Документооборот 8″ поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

Программный продукт «1С:Документооборот 8» –  универсальное решение на технологической  платформе «1С:Предприятие 8» для  автоматизации документооборота и  управления взаимодействием сотрудников. «1С:Документооборот 8» обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.

«1С:Документооборот  8» – это новый программный  продукт фирмы «1С», призванный обеспечить в организации централизованное безопасное хранение, оперативный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.

«1С:Документооборот  8» не имеет отраслевой специфики  и может эффективно использоваться  как в бюджетном секторе, так  и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая  структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

Принципиально новые возможности

«1С:Документооборот  8» реализован на технологической платформе «1С:Предприятие 8» и использует принципиально новые возможности платформы в решении задач интеграции учета ресурсов и управления документами, демонстрируя более высокий уровень организации электронного документооборота.

Независимость от типа СУБД, масштабируемость, возможность управления содержанием на всем протяжении жизненного цикла документа, поддержка различных технологий работы с документами  – все это поднимает «1С:Документооборот 8» на новый уровень по сравнению с предыдущими версиями.

Используя современные технологии работы с документами, в том числе правила и методы, сложившиеся в отечественной практике, «1С:Документооборот 8» поддерживает различные механизмы работы с документами с учетом разграничений прав доступа к ним. «1С:Документооборот 8» позволяет:

• работать с системой через веб-браузер;
• упорядочить работу сотрудников с документами;
• исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.